اهم 10 خطوات لانشاء برنامج محاسبي
معظم المؤسسات بالفعل تستخدم برنامج محاسبي او برامج المحاسبة لإعداد الفواتير وتعقب موفري الحسابات وإدارة الرواتب وهكذا.يمكن أن تساعدك برامج المحاسبة على:
- حفظ المعاملات (حفظ الحسابات)
- زيادة إنتاجية الموظفين اكتساب فهم أفضل للأداء المالي العام
- إنشاء القوائم المالية الموحدة
- تحسين دقة البيانات
- تقليل حسابات العملاء غير المسددة
- اتخاذ قرارات مستنيرة
اهم خطوات انشاء برنامج محاسبي
قم بإعداد نظام محاسبة بسيط
في البداية ، تحتاج فقط إلى هيكل محاسبي بسيط ومنخفض التكلفة قائم على الاستحقاق. تتوفر العديد من خيارات الوزن الخفيف ، مثل Mint أو InDinero. في حين أن هذه ليست “أنظمة محاسبة” حقيقية ، إلا أنها رائعة لتتبع النفقات. الأكثر جوهرية هي أنظمة منخفضة التكلفة وسهلة الاستخدام مثل Quickbooks ، والتي يستخدمها 80٪ من العملاء. هناك أيضًا خيارات راقية متاحة بالطبع. في حين أن هذه الأشياء رائعة من نواح كثيرة ، إلا أنها بصراحة تمثل الكثير من الجهد والتكلفة لبدء التشغيل في مرحلة مبكرة وتسهل تحديد خطوات الدورة المحاسبية .
قم بإعداد مخطط الحسابات الخاص بك
لقد تناولت هذا بالتفصيل في منشور سابق ، إنشاء مخطط الحسابات الخاص بك لبدء التشغيل. يكفي أن نقول أنه في صميم أي نظام محاسبة تستخدمه سيكون مخطط حساباتك (COA). إنه في الأساس نظام محاسبة ، مصمم خصيصًا لشركتك ، والذي يتوافق مع هيكلك المالي ويساعدك على تتبع دخلك ونفقاتك والإبلاغ عنها.
فتح حساب مصرفي للأعمال
سيساعدك حساب الأعمال المصرفية مع مكون عبر الإنترنت على التخلص من العمليات اليدوية غير الضرورية وإدارة التدفق النقدي بشكل أفضل. يجب أن يقوم حسابك المصرفي تلقائيًا بإصدار فاتورة لعملائك ويساعدك على تجنب النقص النقدي ، عن طريق سحب المستحقات وتمديد المدفوعات. أيضًا ، يجب أن يتكامل حسابك بسلاسة مع برنامج المحاسبة الخاص بك.
نفقات شخصية وتجارية منفصلة
يبدو واضحًا أنك تريد إبقاء نفقات عملك مميزة عن نفقاتك الشخصية ، ولكن كما كتبت في مقال سابق (7 أكبر أخطاء ضريبية ترتكبها الشركات الناشئة) ، من المدهش عدد رواد الأعمال الذين يخلطون بين الاثنين. في أحسن الأحوال ، يؤدي هذا إلى الارتباك. في أسوأ الأحوال ، يمكن مقاضاتك وإجبارك على دفع ضرائب إضافية. يمكن تجريد شركتك من مكانتها كشركة. تجنب ذلك عن طريق إنشاء حسابات جارية وتوفير للشركات والاحتفاظ ببيان دخل وميزانية عمومية منفصلين استخدم الشيكات من حسابك المصرفي التجاري ، أو بطاقات ائتمان / خصم تجارية منفصلة للدفع لجميع معاملاتك التجارية.
مسك سجلات الإيصالات والفواتير
بينما تتطلب منك لائحة مصلحة الضرائب الأمريكية الاحتفاظ بسجلات لجميع الإيصالات التي تزيد عن 50 دولارًا ، أوصي دائمًا بتسجيل جميع الإيصالات ، الفترة. يمكنك الاحتفاظ بنسخ ورقية أو في السحابة ، ولكن تأكد من تتبع سجلاتك حتى لا تحاول استخراجها من الوقت الضريبي.
انتبه للالتزامات الضريبية
بالحديث عن الضرائب … تأكد من أنك تبدأ في التفكير في الضرائب قبل أن تبدأ في جني الإيرادات. يبدأ هذا في البداية عندما تختار أفضل كيان قانوني لشركتك. ستحتاج أيضًا إلى بذل العناية الواجبة لفهم جميع التزاماتك الضريبية الفيدرالية والخاصة بالولاية والمدينة ، بما في ذلك الرسوم الإقليمية والتسجيل. نظرًا لأنك ستفصل نفقات عملك وتحتفظ بالسجلات ، فإن هذا سيسهل عليك خصم نفقات العمل. ابق على رأس ضرائب الرواتب و 1099s وادفع الضرائب ربع السنوية. يعد تعيين متخصص ضرائب هو أفضل طريقة للبقاء على اطلاع على وضعك الضريبي.
إنشاء نظام لتحصيل المدفوعات
يساعدك إنشاء نظام رسمي للحسابات الدائنة مبكرًا على زيادة التدفق النقدي وإنشاء التقارير المالية الأساسية. اعمل مع محترف لتحديد أفضل نظام تتبع لاحتياجاتك. بمجرد إعداد النظام ، ستحتاج إلى إدخال كل حساب وإنشاء جدول AP للفاتورة. ضع البائعين على صافي شروط الدفع 30 واعمل بجد للتأكد من أنك تدفع دائمًا فواتيرك في الوقت المحدد ومقدمًا. سيساعدك هذا على بناء سمعة طيبة للاستقرار المالي. اتصل بـ Early Growth Financial Services للحصول على المساعدة في الحسابات الدائنة / الحسابات المدينة.
انشاء عملية تحصيل المدفوعات
سيساعدك إعداد عملية AR على تحسين التحصيل النقدي. يجب أن يسمح لك نظامك بإدراج جميع الفواتير والأرصدة المفتوحة. للعملاء الجدد ، اكتب شروط الدفع الخاصة بك. ضع إرشادات ائتمانية وقم بإنشاء جدول زمني للتحصيل حتى يعرف العملاء ما هو متوقع. في هذه الأيام الأولى ، يجب أن تكون عملية تحصيل المدفوعات بسيطة ، بحيث يمكنك قبول الشيكات أو استخدام Stripe أو Paypal لقبول المدفوعات عبر الإنترنت.
حدد مزود كشوف المرتبات
إذا كان لديك موظفون في هذه المراحل المبكرة ، فستحتاج إلى مزود كشوف المرتبات. بناءً على احتياجاتك ، يمكنك اختيار مزود يقدم خدمات مجزأة أو مزودًا يوفر حلاً كامل الخدمات للموارد البشرية ، بما في ذلك مزايا الموظفين. أيًا كان الحل الذي تختاره ، تأكد من تغطية تعويضات العمال وضرائب الرواتب أيضًا.
توقعات المصروفات
سجل جميع نفقاتك المتوقعة لمساعدتك على إدارة حرق أموالك، إذا كنت ترى أن نقودك ستنفد ، فهذا هو الوقت الذي ستحتاج فيه إلى بدء جمع الأموال … الانتقال إلى المستوى التالي من الإدارة المالية والتخطيط.( برنامج محاسبي )
- للمزيد: كيف تصبح محاسب قانوني
