صفات التخطيط الفعال
هناك مجموعة من الخصائص التي لا بد من توافرها في الخطة الفعالة او صفات التخطيط الفعال، اذا أنها تسهم وبدرجة كبيرة بنجاح او فشل الخطة، اذكر منها ما يلي :
على ماذا يعتمد التخطيط ؟
1. المرونة: ان تكون الخطة قابلة للتعديل بالزيادة والنقصان، وان تساعد المنفذين على مواجهة التغيرات والعمل بروح الخطة.
2. الثبات: ان تكون الخطة مستقرة وان لا تكون عرضة للتغيرات، وهذا لا يعني الجمود.
3. الوضوح: ان تكون مصاغة بلغة بسيطة يسهل على المعنيين فهمها.
4. الواقعية: ان تكون في ضوء الموارد المالية والبشرية للمنظمة.
5. الشمولية: ان تغطي الخطة جميع أرجاء المنظمة وان يشترك في إعدادها جميع المعنيين.
6. إعلان الخطة: لا بد من إيصال الخطة للجميع من خلال وسائل الاتصال المتاحة للمنظمة إضافة الى حملة توعية لشرح الخطة للجميع.
طالع ايضا : تخفيضات تتجاوز 50% من اي هيرب
معوقات وصعوبات التخطيط
هناك العديد من المعوقات والصعوبات التي تواجه المخططين والتي يمكن تصنيفها ضمن نوعين رئيسيين هما (مخامرة واخرون، 2002، 108):
أولا: صعوبات ومعوقات تعود للأفراد المخططين والمنفذين.
صعوبات ومعوقات ناتجة عن تعقيد عملية التخطيط نفسها.
أولا: الصعوبات الناتجة عن الأفراد
وتشير هذه إلى بعض الأسباب المتعلقة بسوء التصرف من قبل الأفراد ويعزى إليها الفشل في التخطيط وأهمها ما يلي (مخامرة واخرون، 2002، 108):
1. ضعف الالتزام بالتخطيط: فالعديد من الأفراد والمديرين يهتمون بالمشاكل اليومية ويتجاهلون التقيد بالخطة والفرص المستقبلية التي يمكن استغلالها عن طريق التخطيط السليم.
2. عدم التفريق بين دراسات التخطيط والخطط: العديد من المنظمات تقوم بدراسات تخطيطية لا ترقى إلى مستوى الخطة.
3. الاعتماد الكبير على الخبرة: بعض المدراء يصرون في عملية التخطيط على آرائهم المستمدة أصلا من الماضي، فليس بالضرورة ما حدث في الماضي ان يحدث بالمستقبل.
4. مقاومة التغيير: قد يجلب التخطيط العديد من الأشياء الجديدة التي قد يصحبها تغيير في العلاقات وطرق العمل التي بالغالب تواجه المقاومة والرفض للحفاظ على العلاقات القديمة وطرق العمل المعتادة.
كل هذه الأمور تجعل من الصعب الحصول على خطة فعالة او الحصول على خطة فعالة ليس بالأمر السهل، لذلك لا بد من التعرف على هذه الأسباب والإحاطة بها كي يسهل تحاشيها وأخذها بالحسبان.
ثانيا:ً صعوبات تتعلق بالعملية نفسها:
تشير هذه إلى الصعوبات المتعلقة بالعملية نفسها وليس للفرد علاقة بها وهي خارجة عن إرادته، فهي الصعوبات المزروعة بالعملية نفسها وظروفها وهي موجودة مهما بلغت درجة الاحتراف
في المخطط، لذلك لا بد من التعرف على هذه الصعوبات لإزالة الاحباطات في عملية التخطيط، وهذه الصعوبات تشمل ما يلي (مخامرة واخرون، 2002، 109):
1. صعوبة الحصول على معلومات دقيقة: ان كثرة وتعدد المتغيرات وتشابكها يزيد من حالة عدم التأكد وبالتالي صعوبة الحصول على المعلومات الدقيقة واللازمة للتخطيط، إضافة الى صعوبة التنبؤ بالمستقبل نظرا للتغيرات السريعة والمتلاحقة.
2. سرعة التغيير: ان الشيء الثابت في عالم اليوم هو التغيير والتغيير السريع الذي يربك المخططين والقائمين على التنبؤ.
3. عدم المرونة: وتشير هذه الى عناصر البيئة الداخلية الخاصة بالموظفين مثل الموظفين والهيكل التنظيمي، فالموظفين يطورون نماذج سلوكية من الصعب تغييرها، كذلك فان السياسات والإجراءات التي تطبق في الشركات يصعب تغييرها لان الموظفين اعتادوا عليها، وكذلك عناصر البيئة الخارجية كالعوامل الاقتصادية والاجتماعية والسياسية تلعب دورا مهما فيها ولا يوجد للمنظمة قدرة للابتعاد عنها.
4. الوقت والنفقة: التنبؤ بالمستقبل يأخذ وقت ومال والمنطق يقول بذلك طالما المنفعة حاصلة لكن الأمر على ارض الواقع ليس بالأمر السهل. كذلك يلعب الوقت دورا مهما فالقرار الصائب والسليم هو القرار الذي يؤخذ بالوقت المناسب بناء على معلومات سليمة، لكن في أحيان كثيرة قد يضطر متخذ القرار الى اتخاذ قرار سريع ضمن المعلومات المتاحة تحت ضغط الوقت.
زيادة فاعلية الخطة:
لزيادة فاعلية الخطة هنالك العديد من الأمور ينبغي أخذها بعين الاعتبار اذكر منها ما يلي (مخامرة وآخرون، 2002، 110):
1. إلزامية الخطة: ان تكون الخطة إجبارية على جميع المستويات، وان يشترك فيها الجميع.
2. التزام الإدارة العليا بالتخطيط: وان تدعم الإدارة التخطيط والالتزام وتفرض عقوبات على المخالفين.
3. توفير الهيكل التنظيمي المناسب: فالهيكل التنظيمي المناسب يساعد على تنفيذ الخطة، من خلال توفير الإطار المناسب من الوحدات الإدارية المناسبة والفرعية والتي تكفل وجود الأفراد الكفوئين لتنفيذ الأعمال المطلوبة لتحقيق الهدف.
4. تحديد الأهداف والاستراتيجيات والسياسات بدقة وإيصالها للمديرين وهي من اهم خطوات صفات التخطيط الفعال.
5. المشاركة في التخطيط: ان تتم عملية التخطيط من قبل جميع المعنيين.
6. التكامل بين التخطيط طويل وقصير الأجل: لا بد ان تسهم الخطط قصيرة الأجل في تحقيق الخطط طويلة الأجل وان تتكامل معها.
7. مراعاة التخطيط للتغيرات واتجاهاتها: لا بد من توقع التغيرات والتعرف عليها وأخذها بالحسبان ومراعاتها في التخطيط.
8. الوضوح في التخطيط.
9. الواقعية.
10. المرونة وهذه اهم صفات التخطيط الفعال .
طالع ايضا : أفكار شغل من البيت للبنات مربحة
